Das Leistungsverzeichnis: wozu es dient
Ohne Leistungsverzeichnis steht im Vertrag oft nur "Büroreinigung dreimal wöchentlich". Was das genau heißt, versteht jeder anders. Werden die Tastaturen abgewischt? Die Kühlschränke? Die Glastüren? Wer das nicht festlegt, diskutiert später darüber.
Ein gutes Leistungsverzeichnis erfüllt drei Aufgaben:
- Es macht Angebote vergleichbar. Wenn alle Anbieter auf derselben Grundlage rechnen, sehen Sie echte Preisunterschiede.
- Es ist Arbeitsgrundlage für das Team. Jede Reinigungskraft weiß, was in welchem Raum zu tun ist, auch die Vertretung.
- Es ist Maßstab für die Qualitätskontrolle. Was drinsteht, wird gemacht und kann geprüft werden.
Der Aufbau: Raumgruppen statt Einzelräume
Statt jeden Raum einzeln aufzuführen, fasst man Räume mit gleicher Nutzung zu Raumgruppen zusammen. Für ein typisches Büro sind das:
- Arbeitsplätze und Einzelbüros
- Besprechungsräume
- Empfang und Wartebereich
- Teeküche
- Sanitärräume
- Flure und Treppenhaus
Zu jeder Raumgruppe gehören die Fläche oder die Anzahl der Räume und eine Liste der Tätigkeiten mit Intervall.
Tätigkeiten und Intervalle
Das Herzstück sind die Tätigkeiten. Ein bewährtes Muster unterscheidet zwischen Arbeiten, die bei jedem Einsatz anfallen, und solchen, die wöchentlich, monatlich oder nach Absprache erledigt werden.
Arbeitsplätze
- Bei jedem Einsatz
- Freie Tischflächen feucht abwischen, Papierkörbe leeren, Boden saugen bzw. wischen
- Wöchentlich
- Telefone und Tastaturen abwischen, Fensterbänke und Regale abstauben
- Monatlich
- Hochstaub und Spinnweben entfernen
Besprechung
- Bei jedem Einsatz
- Tisch abwischen, Geschirr abräumen, Boden reinigen
- Wöchentlich
- Whiteboard und Glaswände reinigen
- Monatlich
- Polsterstühle absaugen
Teeküche
- Bei jedem Einsatz
- Arbeitsflächen und Spüle reinigen, Boden wischen
- Wöchentlich
- Kühlschrank außen, Mikrowelle innen
- Monatlich
- Kühlschrank innen auswischen
Sanitär
- Bei jedem Einsatz
- WCs, Urinale, Waschbecken reinigen und desinfizieren, Spiegel, Material auffüllen, Boden nass wischen
- Wöchentlich
- Fliesen im Spritzbereich
- Monatlich
- Trennwände und Türen komplett
Flur und Empfang
- Bei jedem Einsatz
- Boden reinigen, Eingangstür von Fingerabdrücken befreien
- Wöchentlich
- Türklinken und Lichtschalter, Glastüren
- Monatlich
- Fußleisten abwischen
Das Intervall "bei jedem Einsatz" richtet sich nach dem vereinbarten Rhythmus, also täglich, dreimal pro Woche oder wöchentlich. Auf unserer Seite Büroreinigung können Sie im interaktiven Grundriss sehen, wie sich die Leistungen je nach Rhythmus ändern.
Rahmenbedingungen, die nicht fehlen dürfen
Reinigungszeiten
Wann wird gereinigt? Vor Arbeitsbeginn, nach Feierabend oder während der Bürozeit? Gibt es Räume, die nur zu bestimmten Zeiten zugänglich sind?
Zugang und Schlüssel
Wer bekommt welche Schlüssel oder Transponder? Gibt es eine Alarmanlage? Wie werden Schlüsselübergaben dokumentiert?
Verbrauchsmaterial
Wer stellt Seife, Papierhandtücher, Toilettenpapier und Müllbeutel? Werden sie nur aufgefüllt oder auch beschafft? Das ist ein häufiger Streitpunkt, deshalb gehört es ausdrücklich ins Verzeichnis.
Was nicht dazugehört
Genauso wichtig ist, was ausgeschlossen ist: zum Beispiel volle Schreibtische, Bildschirme, Fenster innen und außen oder das Gießen von Pflanzen. Solche Leistungen können zusätzlich vereinbart werden, mit eigenem Intervall.
Qualitätskontrolle und Reklamation
Ein Verzeichnis ist nur so gut wie die Kontrolle. Legen Sie fest:
- Wie oft und von wem wird kontrolliert?
- Wie werden Mängel gemeldet und an wen?
- Bis wann wird nachgereinigt, und kostet das extra?
Für die Messung von Reinigungsqualität gibt es eine europäische Norm, die DIN EN 13549 "Reinigungsdienstleistungen: Grundanforderungen und Empfehlungen für Qualitätsmesssysteme". Sie beschreibt, wie Qualität objektiv geprüft werden kann, und wird bei größeren Verträgen als Orientierung herangezogen. Für die meisten Büros reicht eine klare Checkliste auf Basis des Leistungsverzeichnisses.
So liest sich ein guter Eintrag
Ein Eintrag im Leistungsverzeichnis sollte so konkret sein, dass zwei verschiedene Reinigungskräfte dasselbe darunter verstehen. Vergleichen Sie:
Küche reinigen
- Konkret
- Arbeitsflächen, Spüle und Armaturen reinigen, Kaffeemaschine außen abwischen, Tropfschale leeren, Boden feucht wischen, bei jedem Einsatz
Sanitär nach Bedarf
- Konkret
- WCs, Urinale und Waschbecken reinigen und desinfizieren, Spiegel streifenfrei, Seife und Papier auffüllen, bei jedem Einsatz
Staub wischen
- Konkret
- Fensterbänke, Heizkörper und freie Regalflächen abstauben, wöchentlich
Die konkrete Variante dauert beim Schreiben länger, spart aber jede spätere Diskussion.
Flächen und Räume richtig erfassen
Für die Kalkulation braucht der Anbieter eine Vorstellung von Größe und Ausstattung. Hilfreich sind:
- die Fläche je Raumgruppe in Quadratmetern, notfalls geschätzt
- die Zahl der Arbeitsplätze und der regelmäßig anwesenden Personen
- die Zahl der Toiletten, Urinale und Waschbecken
- die Bodenbeläge, zum Beispiel Teppich, Linoleum, Fliesen oder Parkett
- besondere Einrichtungen wie Glaswände, Empfangstresen oder Duschen
Ein Grundriss, auch ein einfacher Fluchtplan, hilft bei der Besichtigung und beim Abgleich mit dem Angebot.
Jahresleistungen nicht vergessen
Neben den Arbeiten im Wochen- und Monatsrhythmus gibt es Leistungen, die nur ein- oder zweimal im Jahr anfallen. Sie gehören ebenfalls ins Verzeichnis, mit Zeitpunkt und Umfang:
- Grundreinigung der Hartböden und Neueinpflege
- Teppichreinigung
- Fensterreinigung innen und außen, falls nicht separat vergeben
- Reinigung von Lampen, Lüftungsgittern und hohen Flächen
Unser Jahres-Reinigungsplan zeigt, wie sich diese Leistungen über das Jahr verteilen lassen.
Häufige Lücken
In der Praxis fehlen in Leistungsverzeichnissen immer wieder dieselben Punkte:
- Wer leert die Spülmaschine, und wer räumt Geschirr aus den Besprechungsräumen?
- Werden Mülltonnen an die Straße gestellt?
- Was passiert mit Altpapier und Wertstoffen?
- Werden Pflanzen gegossen?
- Gehören Außenbereiche wie Eingang, Fahrradstellplatz oder Raucherbereich dazu?
Klären Sie diese Fragen vorher, dann gibt es später keine Missverständnisse.
Das Verzeichnis aktuell halten
Büros verändern sich: neue Mitarbeitende, Desksharing, ein zusätzlicher Besprechungsraum, weniger Präsenz durch Homeoffice. Prüfen Sie das Leistungsverzeichnis mindestens einmal im Jahr gemeinsam mit Ihrem Ansprechpartner. Passen Intervalle und Umfang noch? Oft lässt sich dabei Geld sparen oder Qualität gewinnen.
Das Leistungsverzeichnis in der Ausschreibung
Wenn Sie mehrere Anbieter anfragen, schicken Sie allen dasselbe Leistungsverzeichnis mit. Bitten Sie darum, die geplanten Stunden pro Einsatz und den Stundensatz anzugeben, und lassen Sie Raum für Verbesserungsvorschläge. So bekommen Sie vergleichbare Preise und erfahren gleichzeitig, welcher Anbieter mitdenkt. Gute Anbieter weisen Sie auf Punkte hin, die fehlen oder unnötig oft vorgesehen sind.
Achten Sie beim Vergleich darauf, ob ein Anbieter das Verzeichnis stillschweigend geändert hat, zum Beispiel ein Intervall von "bei jedem Einsatz" auf "wöchentlich". Ein niedriger Preis erklärt sich dann von selbst.
Abnahme und Unterschrift
Das Leistungsverzeichnis wird Teil des Vertrags. Lassen Sie es von beiden Seiten unterschreiben oder im Angebot ausdrücklich darauf verweisen. Nach dem ersten Einsatz lohnt sich eine gemeinsame Abnahme: Gehen Sie mit dem Ansprechpartner durch die Räume und prüfen Sie Punkt für Punkt, ob alles so umgesetzt wurde, wie es im Verzeichnis steht.
Ein Verzeichnis für mehrere Standorte
Haben Sie mehrere Standorte, lohnt sich ein gemeinsamer Aufbau mit standortbezogenen Anlagen. Die Tätigkeiten und Qualitätsanforderungen sind dann überall gleich, während Flächen, Zeiten und Zugänge je Standort festgelegt werden. So bleibt die Qualität einheitlich, und Sie können Kosten zwischen den Standorten fair vergleichen. Auch für die Kontrolle ist das einfacher: Eine Checkliste gilt für alle Objekte.
Muster zum Download
Wir haben ein Muster-Leistungsverzeichnis für die Büroreinigung erstellt, mit den üblichen Raumgruppen, Tätigkeiten und Intervallen. Sie können es kostenlos herunterladen, anpassen und für Ihre nächste Ausschreibung verwenden, auch wenn Sie am Ende nicht mit uns arbeiten.