Warum Firmen den Anbieter wechseln
Die Gründe sind fast immer dieselben: Die Qualität lässt nach einigen Monaten nach, die Reinigungskraft wechselt ständig, bei Ausfall kommt niemand, und bei Problemen erreicht man niemanden, der etwas entscheiden kann. Viele Geschäftsführer zögern trotzdem, weil sie eine Lücke fürchten, in der gar nicht gereinigt wird. Mit der richtigen Reihenfolge lässt sich das vermeiden.
Schritt 1: Den bestehenden Vertrag prüfen
Bevor Sie irgendetwas unternehmen, holen Sie den aktuellen Vertrag hervor und klären vier Fragen:
- Kündigungsfrist: Wie lang ist sie, und zu welchem Termin kann gekündigt werden, zum Monatsende, zum Quartalsende oder nur zum Vertragsende?
- Laufzeit und Verlängerung: Läuft der Vertrag unbefristet oder für eine feste Zeit? Verlängert er sich automatisch, wenn nicht rechtzeitig gekündigt wird?
- Form: Muss schriftlich gekündigt werden, also mit Unterschrift, oder reicht eine E-Mail? Das Gesetz unterscheidet zwischen Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift und Textform, für die zum Beispiel eine E-Mail genügt. Maßgeblich ist, was im Vertrag steht.
- Eigentum im Objekt: Gehören Geräte, Reinigungsmittel oder Spender im Objekt dem bisherigen Anbieter?
Schritt 2: Bis wann Sie kündigen müssen
Aus Frist und Kündigungstermin ergibt sich, bis wann die Kündigung beim Anbieter eingegangen sein muss und wann der letzte Reinigungstag ist. Ein Beispiel: Bei einer Frist von einem Monat zum Monatsende muss die Kündigung spätestens am letzten Tag eines Monats zugehen, damit der Vertrag am Ende des Folgemonats endet.
Unser Wechsel-Rechner rechnet das für Sie aus und zeigt einen Zeitstrahl vom heutigen Tag bis zum ersten Reinigungstag beim neuen Anbieter. Dort finden Sie auch eine neutrale Kündigungsvorlage zum Kopieren.
Schritt 3: Neue Angebote einholen
Planen Sie für die Angebotsphase zwei bis vier Wochen ein. Ein seriöses Angebot setzt eine Besichtigung voraus, denn nur so lässt sich der Stundenbedarf einschätzen. Achten Sie darauf, dass die Angebote vergleichbar sind:
- gleiche Räume und gleiche Intervalle als Grundlage
- Stunden pro Einsatz und Stundensatz offen ausgewiesen
- Regelung für Vertretung bei Ausfall
- fester Ansprechpartner mit direkter Erreichbarkeit
- Kündigungsfrist und Probezeit
Wenn Sie mehrere Angebote haben, rechnet unser Angebots-Vergleich sie auf einheitliche Werte um.
Schritt 4: Das Leistungsverzeichnis übernehmen und verbessern
Der Wechsel ist die beste Gelegenheit, das Leistungsverzeichnis zu überarbeiten. Was hat Sie am bisherigen Anbieter gestört? Wurden Bereiche vergessen, weil sie nirgends standen? Nutzen Sie das bestehende Verzeichnis als Grundlage und ergänzen Sie, was gefehlt hat. Wie ein gutes Verzeichnis aufgebaut ist, lesen Sie im Artikel Leistungsverzeichnis Büroreinigung.
Schritt 5: Zusage einholen, dann kündigen
Kündigen Sie erst, wenn der neue Anbieter fest zugesagt hat und der Starttermin steht. Sonst riskieren Sie genau die Lücke, die Sie vermeiden wollten. Schicken Sie die Kündigung so, dass Sie den Zugang nachweisen können, und bitten Sie um eine schriftliche Bestätigung mit dem Datum des Vertragsendes.
Schritt 6: Die Übergabe planen
Die meisten Probleme beim Wechsel entstehen nicht in der Reinigung, sondern bei der Übergabe. Klären Sie rechtzeitig:
- Wann gibt der bisherige Anbieter Schlüssel, Transponder und Zugangscodes zurück?
- Werden Alarmcodes nach dem Wechsel geändert?
- Welche Geräte und Mittel gehören dem alten Anbieter und werden abgeholt?
- Wann weist der neue Anbieter sein Team im Objekt ein?
- Wer nimmt den ersten Einsatz des neuen Teams gemeinsam mit Ihnen ab?
Ein realistischer Zeitplan
Woche 1
- Was passiert
- Vertrag prüfen, Frist ausrechnen, Anbieter anfragen
Woche 2 bis 3
- Was passiert
- Besichtigungen, Angebote vergleichen
Woche 4
- Was passiert
- Neuen Anbieter beauftragen, dann alten Vertrag kündigen
Bis Vertragsende
- Was passiert
- Übergabe planen, Team einweisen
Erster Tag nach Vertragsende
- Was passiert
- Erste Reinigung durch den neuen Anbieter, gemeinsame Abnahme
Bei einer Kündigungsfrist von einem Monat zum Monatsende dauert der gesamte Wechsel damit rund acht Wochen.
Typische Fehler beim Wechsel
Die meisten Probleme lassen sich vermeiden, wenn man sie kennt:
- Zu spät anfangen. Wer erst kurz vor Ablauf der Kündigungsfrist reagiert, hat keine Zeit für Besichtigungen und vergleicht unter Druck. Fangen Sie mindestens zwei Monate vor dem gewünschten Wechsel an.
- Zu früh kündigen. Wer kündigt, bevor der neue Anbieter fest zugesagt hat, riskiert Wochen ohne Reinigung.
- Die automatische Verlängerung übersehen. Manche Verträge verlängern sich um ein ganzes Jahr, wenn nicht rechtzeitig gekündigt wird. Notieren Sie sich den Termin.
- Nur den Preis vergleichen. Das günstigste Angebot hilft nicht, wenn es dieselben Probleme hat wie der bisherige Anbieter. Fragen Sie gezielt nach den Punkten, die Sie gestört haben.
- Den Zugang nicht klären. Ohne Schlüssel und Codes kann das neue Team am ersten Tag nicht arbeiten.
Was Sie dem neuen Anbieter mitteilen sollten
Je mehr der neue Anbieter weiß, desto besser kann er planen. Hilfreich sind:
- das bisherige Leistungsverzeichnis, falls vorhanden
- was Sie am bisherigen Anbieter gestört hat, ganz konkret
- Bereiche mit besonderen Anforderungen, zum Beispiel Serverraum, Labor oder empfindliche Böden
- Zeiten, in denen nicht gereinigt werden darf
- Ansprechpartner im Haus für Rückfragen und Schlüssel
Je offener Sie im Vorgespräch sind, desto realistischer wird das Angebot.
Ihr Team informieren
Ein Wechsel betrifft auch Ihre Mitarbeitenden. Informieren Sie kurz, ab wann ein neues Team kommt, und an wen man sich wenden kann, wenn etwas auffällt. Gerade in den ersten Wochen sind Rückmeldungen aus dem Team wertvoll, weil sich Abläufe noch einspielen.
Die ersten vier Wochen mit dem neuen Anbieter
Planen Sie nach dem Start einen kurzen Termin nach etwa zwei Wochen ein. Gehen Sie gemeinsam durch die Räume und prüfen Sie anhand des Leistungsverzeichnisses, ob alles passt. Kleine Korrekturen am Anfang verhindern, dass sich Fehler einschleifen.
Was ein Wechsel kostet
Ein Wechsel kostet vor allem Zeit: für Besichtigungen, für den Vergleich der Angebote und für die Übergabe. Direkte Kosten entstehen meist nur, wenn Schlösser oder Codes geändert werden oder wenn Sie Geräte und Spender des alten Anbieters ersetzen müssen. Klären Sie das bei der Vertragsprüfung, dann gibt es keine Überraschung.
Dem gegenüber stehen die Kosten, die eine schlechte Reinigung jeden Monat verursacht: Zeit, die Sie oder Ihr Office mit Nachkontrollen und Beschwerden verbringen, unzufriedene Mitarbeitende und ein schlechter Eindruck bei Kunden. Diese Kosten tauchen auf keiner Rechnung auf, sind aber oft höher als der Unterschied zwischen zwei Angeboten.
Was wir beim Wechsel anders machen
Bei CleanStar können Sie im ersten Monat jederzeit kündigen, ohne Kündigungsfrist. Danach gilt eine Kündigungsfrist von einem Monat zum Ende des Folgemonats. Vor dem Start bekommen Sie ein Leistungsverzeichnis, ein festes Team und einen Ansprechpartner mit direkter Nummer. Die Einweisung des Teams und die Abnahme des ersten Einsatzes stimmen wir mit Ihnen ab, damit der Übergang nahtlos ist.